| Oferta handlowa w usługach – czym jest?
Definicję oferty handlowej w usługach można zamknąć w kilku słowach. Najprościej mówiąc, jest to niezbędne narzędzie w pracy handlowca, które służy do nawiązywania współprac z kontrahentami. Stanowi ona dokument, który zawiera wszystkie najważniejsze informacje o realizowanych przez usługodawcę usługach. Może przybierać różne formy – od złożonej ustnie, przez papierową, do elektronicznej, ale także stworzonej za pomocą każdego innego środka komunikowania się z potencjalnym klientem (o ile będzie spełniać warunki prawidłowo napisanej oferty handlowej).
Dokument powinien być skonstruowany tak, aby zachęcał swoją kompozycją do skorzystania przez klienta z oferowanych usług. W końcu to na jego podstawie tworzy się pierwsze wrażenie przyszłego kontrahenta o firmie, które jest niezwykle ważne w budowaniu dalszej relacji na linii usługodawca – klient. Zatem największym wyzwaniem, przed którym stoi handlowiec, jest stworzenie oferty handlowej dla usług, obok której potencjalny klient nie przejdzie obojętnie, a która otworzy drzwi do nawiązania nowych współprac.
| Główne cechy oferty handlowej
W konstrukcji idealnej oferty handlowej do ofertowania usług najbardziej istotnym elementem jest skupienie się na tym, co może przyciągnąć uwagę potencjalnego klienta. Jej tworzenie może wydawać się skomplikowane, jednak jako osoba reprezentująca firmę, znasz ją od podszewki. Wszystkie jej mocne strony, najważniejszych klientów i największe zrealizowane projekty potrafisz wymienić nawet wybudzony z głębokiego snu! Do tego dodaj przemyślaną konstrukcję dokumentu (wszystkie informacje, które wydają ci się najbardziej istotne, umieść na początku oferty), a na pewno zainteresujesz oferowanymi przez ciebie usługami przyszłych odbiorców. Oto kilka elementów, które powinny znaleźć się w twojej ofercie handlowej:
- Tytuł oferty handlowej i dane odbiorcy to niezbędne elementy twojej oferty handlowej, które powinny znaleźć się na pierwszej stronie dokumentu. Ponadto, oferta powinna zawierać nazwę i logo firmy, do której jest kierowana. Pokaż klientowi, że jest dla Ciebie ważny!
- Kilka słów o sobie, czyli dane firmy, dane kontaktowe osoby, z którą adresat będzie miał się kontaktować oraz wszystkie aspekty, które przemawiają za tym, dlaczego warto podjąć współpracę z Twoją firmą (skup się na twardych danych, które są niepodważalne). Daj się poznać klientowi i wzbudź w nim ciekawość!
- Prezentacja oferowanej usługi to opis tego, co chcesz sprzedać potencjalnemu klientowi. Pamiętaj, aby w Twojej ofercie handlowej nie zabrakło specyfiki i zakresu oferowanych usług. Aby zwiększyć wiarygodność, dołącz grafiki, zdjęcia, nagrania video lub prezentacje 3D. W tym momencie możesz również przedstawić krótko pełny zakres usług twojej firmy, aby poszerzyć możliwości na przyszłą współpracę. Wykaż, że Twoja usługa jest warta uwagi klienta!
- Cennik jest nieodłączną częścią każdej oferty handlowej. Być może nie jest to najważniejszy czynnik determinujący wybór Twoich usług, jednak w znacznej części przypadków to właśnie cena będzie decydować o tym, czy klient zechce podjąć współpracę. Warto także zawrzeć informacje, według jakich zasad wykonywana przez Ciebie usługa będzie rozliczana. Nie zapomnij, aby podsumowanie kosztów zaprezentować na końcu oferty, aby nie zniechęcić potencjalnego klienta już na samym wstępie (co nie jest jedynym scenariuszem w każdym przypadku). Daj znać klientowi, że cena Twojej usługi jest adekwatna do wykonania!
- Przebieg współpracy to cenne dla klienta wskazanie, jak będą wyglądały każde kolejne kroki procesu realizacji usługi osadzone w czasie. Prawidłowo skonstruowany schemat jednostkowych działań wpływa na zaufanie klienta do rozwiązań, które chcesz wdrożyć w jego firmie, a co do których być może nie był wcześniej przekonany. Jasne określenie poszczególnych etapów współpracy, w tym obowiązków obu stron w trakcie trwania wykonywania usługi, pomoże lepiej zrozumieć klientowi cały proces. Wpłyń jeszcze bardziej na pozytywny odbiór Twojej usługi!
- Poprzednie realizacje pomogą klientowi zaznajomić się z tym, co dotychczas wykonała dla innych Twoja firma. Pomocne będzie załączenie logotypów firm zadowolonych z Twoich usług oraz wystawionych przez nie referencji. Jeśli oferowane przez Ciebie usługi z jakichkolwiek przyczyn mogą wydawać się skomplikowane dla klienta, świetnie sprawdzi się w tym miejscu zaprezentowanie tzw. case study, które udowodni, iż poprzedni kontrahenci poradzili sobie z wyzwaniem z pomocą oferowanego przez Ciebie rozwiązania. Uwiarygodnij jak najlepiej swoje działania!
- Podsumowanie oferty handlowej Twojej usługi to idealny moment do zachęcenia potencjalnego klienta do nawiązania współpracy i skorzystania z oferowanych przez Ciebie usług. Tzw. call to action niekoniecznie musi dotyczyć zaproszenia do współpracy, ale chociażby do zadawania przez klienta nurtujących pytań, zaproszenia do spotkania lub kontaktu telefonicznego. Naprowadź klienta na wykonanie pożądanych przez Ciebie działań!
Oferty handlowe usług mogą diametralnie różnić się konstrukcją czy zawartością poszczególnych elementów. Może to wynikać nie tyle z braku umiejętności opracowywania ofert handlowych, co z przekonań osób odpowiedzialnych za ich powstanie. Każdy z handlowców punktuje w swojej ofercie to, co uznaje za stosowne i co będzie stanowiło dodatkowy atut dla prezentacji wykonywanych przez jego firmę usług. W ogólnym rozrachunku, najważniejsze w tworzeniu oferty handlowej dla usług jest to, aby w ostatecznym jej odbiorze dawała znać, że jest skrojona idealnie na miarę oczekiwań klienta.
| Potencjalny klient – na co najczęściej zwraca uwagę?
Nie zdziwi nikogo fakt, iż przygotowując ofertę handlową dla usług, na pierwszym miejscu powinno się stawiać potrzeby nabywcy. Aby zainteresować potencjalnego klienta wykonywaną usługą, oferta musi nieść za sobą wartość, która zagwarantuje klientowi polepszenie sytuacji w jego firmie. Dlatego tak ważne jest zrozumienie problemów, z którymi zmaga się branża, w której porusza się klient. W celu oceny czynników motywacyjnych potencjalnego klienta, najlepiej niejako „wejść w jego buty”. Opisana postawa zdecydowanie poszerza możliwości nawiązania długofalowej i efektywnej współpracy.
Co zatem wpływa na odbiór oferty handlowej dla usług przez klienta?
| W pisaniu dopasowanej pod potrzeby klienta oferty handlowej z pewnością nie sprawdzi się wykorzystywanie gotowych szablonów ofert handlowych, którym brakuje elementów personalizacji. A to ona w tym wypadku jest najważniejsza i stanowi słowo klucz dobrze skonstruowanej oferty handlowej do ofertowania usług. Klient powinien poczuć, że oferta nie została przygotowana za pomocą popularnej metody „kopiuj-wklej”, a od początku do końca była dedykowana tylko jemu.
| Opis oferty handlowej powinien być możliwie jak najbardziej zwięzły (o ile to możliwe) i napisany prostym językiem. Należy pamiętać, aby klient, któremu dostarczamy ofertę nie poczuł się przytłoczony ilością stron, z którymi przyjdzie mu się zmierzyć. Z drugiej strony, zbyt okrojona oferta może sprawić, iż klient przejdzie obok niej obojętnie. Oczywiście rozmiar pliku będzie zależny od informacji, których według Ciebie nie może zabraknąć w ofertowaniu Twoich usług.
| Design może odegrać istotną rolę w odbiorze oferty handlowej przez klienta. Zbyt duża ilość elementów, tekstu, kolorów, grafik sprawi, że czytelność oferty spadnie, przez co jej odbiór będzie utrudniony. Klient może całkowicie zrezygnować z zapoznania się z taką ofertą handlową. Ponadto, sprawdź kilkukrotnie poprawność stylistyczną i gramatyczną Twojej oferty, aby ewentualnymi pomyłkami nie wpłynąć negatywnie na swój wizerunek.
| Dla klientów, oprócz opisanych przez Ciebie w samych superlatywach usług, ważne będzie także poparcie skuteczności Twoich usług dowodami. Zamieszczenie portfolio, opinii i referencji klientów, czy case studies może stanowić klucz do sukcesu w postaci nawiązania współpracy.
Dla wielu klientów istotne znaczenie będzie miał sposób wykonania i czas, w jakim zostanie zrealizowana oferowana przez Ciebie usługa. Inni podjęcie współpracy będą determinować przede wszystkim ceną podaną w ofercie. Kolejni natomiast za najbardziej przekonujący argument uznają przewagę, którą masz nad działającą na rynku konkurencją. Wszystkie wymienione wyżej czynniki przemawiają za tym, aby oferta handlowa kierowana do potencjalnych kontrahentów była przemyślana i zawierała wszystkie te elementy, które będą mogły przybliżyć klienta do decyzji o skorzystaniu właśnie z Twoich usług.
| Korzyści, które generuje program do ofertowania usług
Tworzenie ofert handlowych do ofertowania usług jest z całą pewnością złożonym i czasochłonnym procesem. Dobrze skonstruowany plik ofertowy wymaga dużego nakładu pracy i zaangażowania, nierzadko całego zespołu handlowego. Zastanawiałeś/aś się zatem, jakie działania podjąć, aby zautomatyzować pracę działu handlowego i zwiększyć skuteczność swoich ofert handlowych?
Z pomocą przychodzi program do ofertowania usług, który tworzy oferty handlowe w formie dokumentów cyfrowych jako dynamiczne strony internetowe. Twój przyszły klient odnajdzie się na nich z łatwością!
→ Indywidualnie zaprojektowany system do ofertowania wdrożony w Twojej firmie zagwarantuje znaczne odciążenie pracy handlowca, który za pomocą wbudowanych baz produktów i szablonom określonym wcześniej przez managera i grafika, zaprojektuje ofertę jedynie za pomocą kilku kliknięć.
Dodatkowo, za pomocą liczników otwarć i opcjonalnym heatmapom, handlowiec otrzyma wyraźną informację o osobach potencjalnie zainteresowanych Twoją propozycją.
→ Wygenerowane za pomocą systemu oferty handlowe pozwolą na bardziej precyzyjne prognozowanie sprzedaży, a tym samym na jej przewidywaną wysokość.
Ponadto, konstrukcja oferty pozwoli klientowi na wejście w swobodną interakcję ze stroną, poprzez np.: zatwierdzanie ofert czy dodatkowych warunków zamówienia.
→ Co ważne, estetyka wysyłanych do klienta ofert, dzięki indywidualnie zaprojektowanym grafikom skupionym na detalach i oddaniu wartości Twojej firmy sprawi, że poruszanie się po nich będzie dla klienta czystą przyjemnością.
W ofercie handlowej wygenerowanej przez program do ofertowania usług możesz zawrzeć wszystkie te elementy, które są dla Ciebie najistotniejsze. Zaprojektowana specjalnie dla Twoich potrzeb oferta handlowa może ponadto posiadać szereg zarówno standardowych jak i niestandardowych funkcjonalności określonych przez wykonawcę. Lista ta jednak nie jest zamknięta! Każdą branżę charakteryzuje inna specyfika, dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby wyjść z pomysłami na dodatkowe rozwiązania. Jeśli Twoja propozycja nie spotka się z barierami technologicznymi lub finansowymi, zespół z pewnością rozważy jej wykonanie.
