Szybkie przygotowanie oferty dla klienta to nie tylko ogromna wygoda dla obu stron, ale przede wszystkim ograniczenie kosztów dla Twojej firmy. W końcu osoba odpowiedzialna za to nie będzie musiała poświęcać tak wiele czasu na jednego klienta, tylko zajmie się już kolejnymi zadaniami. Dlatego dowiedz się, jak skrócić czas potrzebny na przygotowanie oferty handlowej.
| Dlaczego warto szybciej wyceniać ofertę handlową?
Przede wszystkim każdy kolejny dzień, jaki musisz poświęcić na przygotowanie oferty, to spore koszty dla Twojej firmy. Właśnie z tego powodu kluczowe znaczenie ma to, żebyś przyspieszył ten proces, co pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze oraz zasoby ludzkie. Dodatkowo zwiększa to szanse na zyskanie nowego klienta, który będzie bardziej zadowolony z szybkiej odpowiedzi – zanim zrobi to Twoja konkurencja bądź po prostu odbiorca zdąży zmienić zdanie.
Zastanawiasz się, jakie koszty ponosisz w wyniku wydłużającego się procesu tworzenia oferty handlowej? Może to mieć związek z:
- czasem, jaki trzeba zainwestować w podtrzymanie relacji pomiędzy sprzedawcą, klientem i specjalistą, który odpowiada za stworzenie wyceny,
- nakładem pracy włożonym przez specjalistę,
- znacznym wzrostem ryzyka związanego z możliwością utraty zainteresowanie przez potencjalnego klienta.
| Jak zdobyć informacje niezbędne do wyceny?
Usystematyzowanie pracy i stworzenie pewnych schematów zachowań to najlepsze sposoby na przyspieszenie pracy nad wyceną oferty handlowej. Tym bardziej że właściwie za każdym razem potrzebujesz takich samych lub bardzo podobnych informacji. Dlatego zadbaj o to, żeby specjalista zajmujący się wyceną zawsze otrzymał niezbędne dane. Zazwyczaj to handlowcy są za to odpowiedzialni, więc konieczny jest gotowy scenariusz, który można wypełnić już w trakcie rozmowy z potencjalnym klientem. Takie usystematyzowanie sprawi, że sprzedawcy będą wiedzieli, jakie mają zadawać pytania, żeby później wycena mogła powstać w jak najkrótszym czasie.
Możesz wykorzystać różne narzędzia, które ułatwią pracę handlowców i specjalistów z zakresu wyceny. Przede wszystkim przydadzą się checklisty, ponieważ ograniczają ryzyko związane z pominięciem jakiejś ważnej kwestii podczas rozmowy z klientem.
| Jak szybciej stworzyć wycenę oferty?
Choć skrócenie czasu potrzebnego na wycenę oferty jest bardzo ważne, to jednocześnie nie możesz pozwolić na to, żeby obniżyć jakość dokumentu, który następnie zostanie przekazany potencjalnemu klientowi. Po prostu musisz pamiętać o tym, że tworzenie wyceny to proces, który możesz optymalizować i skracać, ale nie jesteś w stanie całkowicie go zautomatyzować. Zamiast tego wystarczy system dostosowany do Twojej branży, oferty oraz doświadczenia z poprzednimi odbiorcami. Dlatego zacznij od rozróżnienia czasu oczekiwania na estymację od czasu, jaki jest potrzebny na jej stworzenie. Następnie koniecznie ustal kilka faktów:
- czy w konkretnym przypadku możliwe jest stworzenie wyceny oferty, jeśli nie, to automatycznie zaproponuj usługi wspierające np. audyt;
- czy specjalista z zakresu wyceny powinien wziąć udział w spotkaniu z klientem, jeśli tak, to z pewnością zaoszczędzisz kilka, czy nawet kilkanaście dni potrzebnych na zdobycie konkretnych danych;
- czy handlowiec wie, jakie informacje powinien zebrać od potencjalnego klienta, jeśli nie, to przygotuj narzędzia np. checklistę lub brief, które doprecyzowują wszystkie kwestie;
- czy specjalista zajmujący się wyceną ma czas na jej przygotowanie, jeśli nie, to musisz zoptymalizować jego czas pracy, aby stał się bardziej dopasowany do potrzeb firmy;
- czy pracownik odpowiedzialny za wycenę oferty wie, jak ważne jest szybkie, sprawne i bezbłędne działanie, jeśli nie ma takiej wiedzy, to powinieneś przedstawić mu konkretne dane, które pokażą, jak istotny jest czas podczas pozyskiwania lukratywnych zleceń.
| Co wpływa na dłuższy czas przygotowania wyceny?
Już podczas pierwszych rozmów z klientem bardzo często możesz przewidzieć, jak długo będzie trwał proces wyceny. W takiej sytuacji warto zaprosić na spotkanie specjalistę – szczególnie gdy ma się odbyć długa i naprawdę szczegółowa rozmowa. Dzięki temu pracownik zajmujący się wyceną będzie mógł osobiście poznać i zrozumieć potrzeby potencjalnego klienta, a przede wszystkim zadać pytania, które następnie ułatwią przedstawienie wyceny. W przypadku tak prestiżowych i mniej standardowych współprac godzinna rozmowa może skutecznie zaoszczędzić nawet kilkanaście dni potrzebnych na wymianę wiadomości, pytań i odpowiedzi.
Niekiedy wydłużający się czas potrzebny na wycenę ma też związek z niewłaściwym systemem pracy wewnątrz firmy. Wówczas pomocne są bloki czasowe, które są wyznaczone i przeznaczone właśnie na pracę nad wyceną. Dlatego już wcześniej ustal, ile godzin w tygodniu pracownik ma przeznaczyć na tego typu zadania.
Zarezerwowanie bloków właśnie do tego celu sprawi, że skompletowanie oferty stanie się dużo łatwiejsze, szybsze, a przede wszystkim zlikwidujesz problem z nieustannym odkładaniem tego obowiązku na późniejszy termin. Na samym początku wystarczą bloki po 2-4 godziny tygodniowo. Następnie sukcesywnie modyfikuj ten plan w zależności od potrzeb firmy, sezonu oraz zainteresowania ze strony klientów.
| Czy zawsze można stworzyć wycenę oferty handlowej?
Niekiedy trzymanie się sztywnych reguł nie jest możliwe, bo klient oczekuje bardziej indywidualnego podejścia lub niestandardowych produktów czy usług. Poza tym zdarzają się też klienci, którzy do końca nie wiedzą, czego potrzebują. Wówczas wykonanie wyceny oferty handlowej jest właściwie niemożliwe. Wtedy Twoim najważniejszym zadaniem jest pomoc i doradztwo, a dzięki temu wesprzesz potencjalnego klienta w dokładnym sprecyzowaniu jego potrzeb. Właśnie ze względu na takich odbiorców wiele firm rozszerza swoją ofertę o wspierające usługi typu analizy biznesowe, badania potrzeb grupy docelowej, płatne audyty, konsultacje oraz warsztaty.
W ten sposób ułatwisz klientom wybór odpowiedniej oferty, bo zapewnisz im znacznie więcej możliwości. Dzięki temu nie stracisz potencjalnych odbiorców, tylko umożliwisz wybór innej ścieżki współpracy.
